Hoja de Ruta
GPS: ¿Por qué es clave contar con voluntarios?
El voluntariado es un pilar fundamental para muchas organizaciones. No solo aporta recursos humanos y conocimientos especializados, sino que también construye comunidad y amplifica el impacto social de los proyectos. Atraer y retener voluntarios implica generar un sentido de pertenencia y propósito.
Laura López, de Toluca, México, comparte su experiencia trabajando en el proyecto Sanando desde el Aula, que se centra en transitar el duelo en contextos escolares:
“Crear una red externa de especialistas interdisciplinarios fue clave. ¿Cómo lo hicimos? Tocando puertas, compartiendo una idea, conectando con la empatía y transmitiendo nuestra pasión. Logramos que los voluntarios sintieran que no solo se sumaban a una organización, sino a una misión de vida. Cuatro años después, siguen participando activamente y coincidiendo en espacios donde se desarrolla el programa”.
Su experiencia demuestra que para atraer voluntarios es fundamental hacerlos sentir parte de un propósito mayor y conectar desde lo humano.
PREPARANDO LAS VALIJAS
Hoja de Ruta para entender mis necesidades
Antes de salir a buscar gente, hay que saber qué tipo de voluntario se necesita y para qué lo convocamos. ¿Qué actividades necesito llevar adelante como parte de mi proyecto? ¿Se requieren habilidades específicas? ¿Es un voluntariado presencial u online? Tener claridad en esto ayuda a encontrar a las personas adecuadas.
Marie Claire Kuja, participante del PIL 2024 con su iniciativa KujaEcoPads y con experiencia en voluntariados internacionales, subraya desde Camerún:
“Algunos vienen con un compromiso real, pero otros lo ven más como una oportunidad de turismo. Es importante asegurarse de que entiendan bien las expectativas antes de sumarlos al equipo”.
Conocer el ecosistema de voluntariado local
Linda Peia, Directora Senior de Ashoka, recomienda mapear a los actores locales que pueden aportar lo que tu organización necesita. Universidades, empresas y gobiernos locales suelen tener programas donde estudiantes y profesionales pueden sumarse a proyectos con impacto social.
Por su parte, Nicole Fusilier, Líder del Programa de Innovadores Locales, al ser consultada para escribir esta Hoja de Ruta ahonda en esto: “Las universidades, por ejemplo, ofrecen prácticas en las que los estudiantes aplican sus conocimientos antes de graduarse, mientras que muchas empresas cuentan con voluntariados corporativos o programas pro bono donde especialistas brindan su tiempo y experiencia”.
Difundir de forma estratégica y facilitar la incorporación de voluntarios.
Las redes sociales, el boca a boca, eventos comunitarios y alianzas con universidades o empresas pueden ser una buena fuente para encontrar voluntarios.
Ann Grace Akiteng, de Uganda, integrante de Creative Initiative for Enterprise Development, comenta que una de las principales barreras para que las organizaciones sumen voluntarios es la falta de información sobre su disponibilidad:
“Muchas organizaciones no involucran voluntarios porque no saben dónde encontrarlos. Además, la falta de recursos para su manutención hace que algunas no puedan recibirlos”.
Para superar esto, se puede recurrir a plataformas especializadas para difundir oportunidades de voluntariado, como Idealist, Taproot Foundation, SerVoluntario.org (Argentina). También se pueden publicar búsquedas en LinkedIn.
El mensaje de convocatoria debe ser atractivo y claro. En lugar de simplemente decir “Buscamos voluntarios”, es más efectivo comunicar el impacto real del trabajo: “Súmate a nuestro equipo y ayúdanos a dar apoyo escolar a 100 chicos cada semana”.
Por último, el proceso de inscripción debe ser simple y accesible. Formularios breves (por ejemplo, utilizando Google Forms), canales de contacto rápido como WhatsApp o Telegram, o incluso reuniones informativas pueden facilitar la incorporación y evitar que potenciales voluntarios se pierdan en la burocracia.
RECORRIENDO EL CAMINO
Hoja de Ruta para liderar el equipo de voluntarios
Es fundamental que la experiencia de los voluntarios sea enriquecedora y bien organizada. Desde el inicio, es clave explicar qué se espera del voluntario, cuánto tiempo implica y qué reglas debe seguir. Un voluntario sin una tarea clara se sentirá perdido.
Marie Claire alerta sobre los peligros que esto conlleva:
“Si un voluntario se siente perdido, es probable que abandone. Es clave darle un propósito claro y asegurarse de que entiende su rol”.
Para eso, ella recomienda firmar acuerdos de compromiso que eviten malos entendidos.
El éxito de un programa de voluntariado no solo depende de atraer personas comprometidas, sino también de acompañarlas en su proceso. Contar con un equipo que los guíe, resuelva sus dudas y los ayude a adaptarse es fundamental para garantizar una experiencia positiva y sostenible.
Brindar una orientación inicial facilita su integración a la comunidad y les permite comprender mejor la cultura y el entorno en el que trabajarán.
Asignar un responsable del equipo de voluntarios, permite tener un interlocutor claro que centralice la comunicación desde y hacia la organización, otorgue claridad en los procesos y asegure un acompañamiento constante para que los voluntarios se sientan apoyados y alineados con los objetivos de la organización.
Además, cuidar aspectos clave como la alimentación, el alojamiento y su bienestar general no solo mejora su experiencia, sino que también refuerza su motivación y compromiso.
En el caso de voluntarios que participan de programas de intercambio, es importante encontrar un equilibrio entre el trabajo voluntario y la oportunidad de conocer el lugar, sin perder de vista el propósito de su misión.
Un voluntario que se siente acompañado y valorado no solo permanecerá más tiempo, sino que también se convertirá en un embajador del proyecto, inspirando a otros a sumarse.
Por eso, es clave reconocer el rol fundamental de los voluntarios en hacer realidad la misión de la organización.
Uno de los principales factores para que un voluntario permanezca en una organización es sentirse valorado y motivado. Estas son algunas estrategias para mantener a los voluntarios motivados:
- Dar retroalimentación constante: No esperes a que termine su experiencia para reconocer su trabajo. Pequeños comentarios positivos durante el proceso refuerzan su compromiso.
- Celebrar logros: Organizar eventos de reconocimiento, como encuentros de agradecimiento o premiaciones simbólicas, genera un sentido de comunidad.
- Ofrecer oportunidades de crecimiento: Capacitar a los voluntarios y permitirles asumir mayores responsabilidades puede aumentar su sentido de pertenencia.
- Otorgar certificados o cartas de recomendación: Especialmente útil para estudiantes o voluntarios internacionales que buscan experiencias para su desarrollo profesional.
- Hacer que su impacto sea visible: Compartir historias de éxito y resultados concretos del voluntariado refuerza la idea de que su trabajo tiene un propósito real. Por ejemplo: “Gracias a nuestro equipo de voluntarios, 200 familias recibieron asistencia en el último mes”.
Medir el impacto del voluntariado
Para que un programa de voluntariado sea sostenible, es importante medir su impacto. Algunas preguntas clave:
- ¿Cuántos voluntarios participaron y cuánto tiempo dedicaron?
- ¿Qué tareas realizan y qué resultados se lograron?
- ¿Cómo evaluaron los voluntarios su experiencia?
Llevar un registro de estos datos permite mejorar la gestión y mostrar a la comunidad el valor del trabajo voluntario.
LLEGADA
Atraer y retener voluntarios requiere estrategia y dedicación. Evitar errores comunes, utilizar herramientas adecuadas y ofrecer una experiencia clara y motivadora es la clave para construir un equipo comprometido y duradero.
No se trata solo de sumar manos, sino de fortalecer una cultura de participación y compromiso que transforme realidades a largo plazo. Cada voluntario multiplica el impacto de la organización, inspirando a otros y generando cambios que trascienden su propia acción.
En definitiva, construir comunidades más justas y solidarias empieza por ellos. Porque cuando el voluntariado es sostenido y bien gestionado, deja de ser solo un acto individual para convertirse en un motor de cambio sistémico, capaz de redefinir estructuras y generar impacto a gran escala.
Desde el equipo de AYNI construimos esta Hoja de Ruta con el aporte de líderes y voluntarios de distintas partes del mundo, quienes compartieron sus aprendizajes y desafíos en el camino. Agradecemos especialmente a Laura López (Gobierno del Estado de México), Mathew Vambe (Caring for Our Elders, Zimbabue), Marie Claire Kuja (Kuja Ecopads, Camerún), Ann Grace Akiteng (CifEd, Uganda), Ndeche Enouce (Vijana Amani Pamoja, Kenya), Linda Peia (Ashoka) y Nicole Fusilier (Red de Innovación Local) por su generosidad al compartir su experiencia.
ENG
Roadmap: Key Strategies to Lead Volunteers and Maximize Their Impact
Volunteers are the heart and soul of many social organizations. However, finding committed individuals and ensuring their long-term engagement is a major challenge. In this article, we share how to design a successful plan to attract, engage, and retain volunteers in your organization.
GPS: Why Are Volunteers Essential?
Volunteering is a cornerstone for many organizations. It not only provides human resources and specialized knowledge but also builds community and amplifies the social impact of projects. Attracting and retaining volunteers requires creating a sense of belonging and purpose.
Laura López, from Toluca, Mexico, shares her experience working on Sanando desde el Aula, a project focused on navigating grief in school settings:
“Building an external network of interdisciplinary specialists was key. How did we do it? By knocking on doors, sharing our vision, connecting through empathy, and transmitting our passion. We made volunteers feel like they weren’t just joining an organization, but a life mission. Four years later, they continue to actively participate and engage in the spaces where our program is implemented.”
Her experience highlights the importance of making volunteers feel part of a greater purpose and fostering human connections.
PACKING FOR THE TRIP
Understanding Your Needs
Before seeking volunteers, it’s crucial to define what kind of volunteers are needed and for what. Ask yourself:
- What activities are essential for my project?
- Are specific skills required?
- Is it an in-person or online volunteering role?
Having clarity on these aspects will help you attract the right individuals.
Marie Claire Kuja, a participant in the LIP2024 program with her KujaEcoPads initiative, has extensive experience in international volunteering. She emphasizes from Cameroon that a volunteer’s age and profile are key considerations:
“Some people are truly committed, but others see it as an opportunity for tourism. It’s crucial to ensure they fully understand expectations before joining the team.”
Understanding the Local Volunteer Ecosystem
Linda Peia, Senior Director at Ashoka, recommends mapping out local actors that can support your organization’s needs. Universities, companies, and local governments often have programs where students and professionals can contribute to impactful projects.
Nicole Fusilier, Leader of the Local Innovators Program, expands on this:
“Universities, for example, offer internships where students apply their knowledge before graduating, while many companies have corporate volunteering or pro bono programs where specialists contribute their time and expertise.”
Leveraging these opportunities not only facilitates the integration of qualified talent but also strengthens relationships with key stakeholders. Connecting with these spaces allows organizations to recruit volunteers with specific profiles without relying solely on open calls, resulting in better-prepared teams aligned with the organization’s mission.
Nicole also emphasizes the importance of understanding applicable regulations. In some places, volunteer programs must comply with legal requirements such as volunteer registration, mandatory insurance, or specific safety and labor laws. Being informed about these regulations from the start helps avoid complications and ensures a safe and well-organized experience for everyone involved.
Strategic Outreach and Volunteer Onboarding
Social media, word of mouth, community events, and partnerships with universities or businesses can be great sources for finding volunteers.
Ann Grace Akiteng, member of Creative Initiative for Enterprise Development, from Uganda, points out that one of the biggest barriers for organizations in recruiting volunteers is the lack of information on their availability:
“Many organizations don’t engage volunteers simply because they don’t know where to find them. Additionally, the lack of resources to support them prevents some from being able to host volunteers at all.”
To address this, organizations can use specialized platforms to promote volunteer opportunities, such as Idealist, Taproot Foundation, or SerVoluntario.org (Argentina). Posting opportunities on LinkedIn can also be effective.
A compelling and clear recruitment message is crucial. Instead of simply stating “We are looking for volunteers,” a more impactful approach is: “Join our team and help us provide educational support to 100 children every week.”
Lastly, the application process should be simple and accessible. Using short forms (e.g., Google Forms), quick contact channels like WhatsApp or Telegram, or even informational meetings can facilitate onboarding and prevent potential volunteers from getting lost in bureaucracy.
HITTING THE ROAD
Leading a Volunteer Team
Ensuring a well-organized and enriching volunteer experience is crucial. From the outset, it’s important to communicate expectations, time commitments, and rules clearly. A volunteer without a clear role will feel lost.
Marie Claire warns of the risks involved:
“If a volunteer feels lost, they will likely leave. It’s crucial to give them a clear purpose and ensure they understand their role.”
To prevent misunderstandings, she recommends signing commitment agreements with volunteers.
The success of a volunteer program depends not only on attracting committed individuals but also on supporting them throughout their journey. Having a dedicated team to guide them, answer their questions, and help them adapt is essential for a positive and sustainable experience.
Providing an initial orientation helps integrate volunteers into the community and allows them to understand the culture and environment they will be working in.
Assigning a volunteer team leader ensures a clear point of contact, streamlines communication within the organization, and provides ongoing support so that volunteers feel valued and aligned with the organization’s goals.
Additionally, ensuring key aspects such as food, accommodation, and general well-being enhances their experience and reinforces their motivation and commitment.
For volunteers participating in exchange programs, it’s important to strike a balance between volunteer work and the opportunity to explore, without losing sight of the mission’s purpose.
A well-supported and appreciated volunteer will not only stay longer but will also become an ambassador for the project, inspiring others to join.
Recognizing Volunteers’ Contributions
One of the main factors in volunteer retention is feeling valued and motivated. Here are some strategies to keep volunteers engaged:
- Provide continuous feedback: Don’t wait until the end of their experience to recognize their work. Small positive comments along the way reinforce commitment.
- Celebrate achievements: Organizing appreciation events, such as thank-you gatherings or symbolic awards, fosters a sense of community.
- Offer growth opportunities: Training volunteers and allowing them to take on greater responsibilities increases their sense of belonging.
- Provide certificates or recommendation letters: Especially useful for students or international volunteers seeking professional development experiences.
- Make their impact visible: Sharing success stories and concrete volunteer outcomes reinforces the idea that their work has a real purpose. Example: “Thanks to our volunteer team, 200 families received assistance last month.”
Measuring Volunteer Impact
To ensure a sustainable volunteer program, it’s essential to assess its impact. Some key questions to consider:
- How many volunteers participated, and how much time did they dedicate?
- What tasks did they perform, and what results were achieved?
- How did volunteers evaluate their experience?
Keeping track of this data helps improve program management and demonstrates the value of volunteer work to the community.
REACHING THE DESTINATION
Attracting and retaining volunteers requires strategy and dedication. Avoiding common mistakes, using the right tools, and providing a clear and motivating experience is key to building a committed and long-lasting team.
It’s not just about adding more hands but about fostering a culture of participation and commitment that creates long-term change. Every volunteer multiplies the organization’s impact, inspiring others and driving transformation beyond their individual actions.
Ultimately, building fairer and more supportive communities starts with volunteers. When volunteering is well-structured and managed, it ceases to be just an individual act and becomes a powerful driver of systemic change, capable of reshaping structures and generating large-scale impact.The AYNI team developed this roadmap with insights from leaders and volunteers worldwide, who shared their experiences and challenges along the way. Special thanks to Laura López (Government of the State of Mexico), Mathew Vambe (Caring for Our Elders, Zimbabwe), Marie Claire Kuja (Kuja Ecopads, Cameroon), Ann Grace Akiteng (CifEd), Ndeche Enouce (Vijana Amani Pamoja, Kenya), Linda Peia (Ashoka), and Nicole Fusilier (Red de Innovación Local) for generously sharing their expertise.
